Inrichten van je workspace: Een beknopt overzicht #

Wat is een workspace?
Een workspace is een omgeving waarin gegevens worden vastgelegd. Een workspace kan bijvoorbeeld ‘Mijn Bedrijf’ of ‘Mijn Vereniging’ zijn. In een workspace werk je samen met andere workspace gebruikers. Iedere workspace heeft zijn eigen bedrijfsgegevens, deelnemers/gebruikers, instellingen, licenties, teams, etc. Werk je bij twee bedrijven die beide MinuteTrack gebruiken, dan is het aannemelijk dat je lid bent van twee workspaces. Eén voor elk bedrijf.

Inrichting van jouw workspace
Ben jij de beheerder van software binnen jullie bedrijf? Dan komt de inrichting van MinuteTrack waarschijnlijk bij jou terecht. Geen zorgen, het is niet veel werk en niet ingewikkeld. We geven hier een beknopt overzicht van de stappen die je kunt volgen. We gaan ervanuit dat je al een workspace hebt en de beheerder hiervan bent.

1. Nodig je collega’s uit
Je collega’s uitnodigen voor jouw workspace is nodig om met hen te kunnen samenwerken.
Dit doe je via Workspace » Gebruikers » Uitnodigen.

2. Licenties kopen
Dit kan via Workspace » Facturatie » Koop PRO-licenties.
Iedere gebruiker heeft 14 dagen op proef. De eerste 14 dagen heb je dus geen licentie nodig.

3. Wijs licenties toe aan de gebruikers
Dit doe je via Workspace » Gebruikers. Klik op het knopje met de 3 bolletjes achter de gebruiker en kies ‘Wijs een licentie toe’

4. Richt teams in en wijs gebruikers toe aan teams (optioneel)
Teams inrichten doe je via Workspace » Teams

5. Richt rollen in en wijs rollen toe aan gebruikers (optioneel)
Rollen inrichting: Via Workspace » Instellingen » Rolinstellingen
Rollen toewijzen: Via Workspace » Gebruikers » Open Details van gebruiker (via de knop met 3 bolletjes) » Wijzig de rol met het pennetje

6. Richt referenties in (optioneel)
Referenties inrichten doe je via Workspace » Referenties

7. Upload briefpapier (optioneel)
Briefpapier uploaden doe je via Workspace » Instellingen » Briefpapier

Stap 1: Uitnodigen van je collega’s #

Om samen te werken in MinuteTrack is het noodzakelijk dat je je collega’s uitnodigt voor jou workspace. Je kunt alleen de deelnemers van je workspace uitnodigen als voorzitter, notulist, deelnemer of geïnformeerd persoon van een vergadering.

Tip: Je kunt ook externe deelnemers toevoegen aan een vergadering. Zij krijgen wel de notulen toegestuurd wanneer je daarvoor kiest, maar kunnen niet in jouw omgeving. Deze functie is bedoeld voor het vergaderen met een externe partij, zoals een klant of leverancier.

Het uitnodigen van gebruikers doe je via Workspace » Gebruikers. Hier vind je een knop ‘Uitnodigen’. Tijdens het uitnodigen kun je meteen, optioneel, een team toewijzen. Je kunt ook meerdere gebruikers in één keer uitnodigen via een Bulk-uitnodiging. Upload een Excel-bestand met e-mailadressen en de uitnodiging wordt verstuurd naar alle e-mailadressen.

Wanneer een uitgenodigde gebruiker je uitnodiging accepteert sturen we je een bevestiging per e-mail. Na het accepteren van de uitnodiging kun je een gebruiker een licentie toewijzen. Is het een nieuwe gebruiker? Dan heeft hij de eerste 14 dagen gratis toegang om MinuteTrack uit te proberen.

Stap 2: Licentie en toewijzing #

MinuteTrack is de eerste twee weken helemaal gratis. Daarna schaf je licenties aan voor jouw workspace members en wijs je deze toe, zodat iedereen toegang heeft tot de benodigde functies binnen MinuteTrack.

Licenties koop je op een workspace en niet op een gebruiker. Zo blijft jouw organisatie eigenaar van de licenties.

Om licenties te kopen heb je dus een workspace nodig. Heb je een workspace? Selecteer dan de workspace waar je licenties voor wilt kopen via de workspace-switcher links onderin.

1. Ga naar de knop ‘Workspace’ in het menu en kies voor ‘Facturatie’
2. Kies voor ‘Koop PRO-licenties’ en kies voor ‘Doorgaan’
3. Vul het aantal licenties dat je wilt kopen in. Je koopt in feite een aantal ‘seats’. Deze kun je later vrij toewijzen (en overdragen) aan de gebruikers die jij kiest.
4. Kies voor ‘Doorgaan’, vul de gevraagde gegevens in en volg de aangegeven stappen.
5. Na het aankopen krijg je binnen enkele ogenblikken na het ontvangen van de betaling de licenties toegewezen aan je workspace. Licenties krijg je dus meestal direct, maar hier kan een vertraging in zitten als er een vertraging zit in je gekozen betaalmethode.
6. Je kunt nu de gebruikers die je wenst een licentie toewijzen.
7. Ga naar ‘Workspace’ in het menu en kies voor ‘Gebruikers’
8. Via de knop achter een gebruiker met de bolletjes kun je kiezen voor ‘Wijs een licentie toe’. Je kunt hier overigens ook licenties ontnemen om deze over te geven aan een andere gebruiker. Rechtsboven zie je hoeveel licenties je hebt en hoeveel er nog vrij zijn.

Stap 3: Haal het maximale uit je workspace #

Gebruikers rollen en rechten inrichten
… zodat jij de controle hebt over wie welke instellingen mag beheren

Met rollen bepaal je wie welke instellingen mag beheren en wie welke acties kan uitvoeren. Je kunt als administrator zelf de rechten per rol bepalen en instellen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat alleen een administratief medewerker de facturen mag inzien of betaalgegevens mag bewerken.

Je kunt de rollen en rechten die je anderen geeft binnen de app zelf beheren. Dit is cruciaal voor het beheren van toegang tot gevoelige informatie.

Het instellen van welke rechten bij welke rollen horen, kun je doen bij Workspace » Instellingen » Rolinstellingen. Hier kun je de standaard inrichting aanpassen of nieuwe rollen aanmaken. Je kunt deze rollen vervolgens toewijzen aan je workspace members.

Het toewijzen van een rol aan een gebruiker kun je doen via Workspace » Instellingen » Gebruikers. Vervolgens klik je op de knop met de 3 puntjes achter de gebruiker en kies je voor Bekijk details. Op deze pagina zie je de rol van de gebruiker staan. Als workspace eigenaar krijg je zelf de rol van Administrator. Daar moet er altijd één van aanwezig zijn. Andere gebruikers geven we standaard de rol, je raad het al, Standaard. Je kunt dit zelf wijzigen met het pennetje.

Teams inrichten
… zodat je maximale controle hebt over wie welke besluitenlijsten mag inzien

In MinuteTrack gebruiken we het principe ’teams‘ om toegang te bepalen tot notulen. Je kunt bij het maken van een vergadering aangeven welke teams de vergadering allemaal mogen inzien. Teams zijn geen deelnemers van de vergadering, deze specificeer je apart. We geven met teams dus alleen meer controle over de toegang je notulen.

Wanneer je een vergadering aanmaakt kun je kiezen welke teams deze vergadering mogen inzien. Zo kun je gevoelige besluitenlijsten alleen beschikbaar maken voor bepaalde teams. Standaard staat deze op Alle medewerkers en heeft iedereen dus toegang (tenzij je vergadering op privé staat, dan mogen alleen de deelnemers en de geïnformeerde gebruikers de notulen zien)

Het inrichten van je teams doe je bij Workspace » Teams. Met de knop ‘Aanmaken’ kun je een nieuw team toevoegen. In de specifieke team omgeving kun je vervolgens met de knop ‘Leden bewerken’ alle members uit je workspace aanvinken die je aan het team wilt toevoegen. Het team Alle gebruikers kun je niet verwijderen/bewerken en bevat altijd iedereen binnen je workspace.

Referenties inrichten
… voor het bundelen van vergaderingen en taken

Een referentie kun je tijdens het aanmaken van een vergadering koppelen aan de vergadering en tijdens het notuleren kun je een referentie toewijzen aan agendapunten. Door het koppelen van deze referentiecodes kun je later eenvoudig alles binnen die referentie terugvinden. Zo bouw je een dossier op voor bijvoorbeeld je project, onderwerp of klant. Jij bepaalt hoe je dit inricht.

Het inrichten hiervan doe je via het menu ’Referenties’. Hier kun je nieuwe toevoegen of bestaande referenties oproepen en bewerken. Als je een referentie aanklikt zie je alle vergaderingen/notulen en taken die bij deze referentie horen.

Briefpapier uploaden
… zodat jouw huisstijl terugkomt in op de agenda’s en notulen

Het briefpapier dat je upload, zullen we als achtergrond toevoegen aan de PDF-notulen en agenda’s. Zo stuur je altijd netjes deze documenten rond in je eigen huisstijl. Wij hebben het zo ingericht dat je zelf een afbeeldingsbestand opmaakt naar jouw huisstijl die wij achter je document ‘plakken’. Zo ben je het meest flexibel in de inrichting van je briefpapier en ben je niet beperkt tot de functionaliteit die wij hierin bieden.

Briefpapier uploaden doe je via Workspace » Instellingen » Briefpapier. Je kunt hier een Photoshop-bestand (PSD) downloaden. Deze is alvast vooringesteld op A4 formaat en bevat de marges die nodig zijn waarin wij de notulen/agenda afdrukken. Als alternatief kun je het JPEG-voorbeeld downloaden.

Het bestand mag maximaal 8 MB zijn. Ons advies is om zelf een goede balans te zoeken tussen de bestandsgrootte en afbeeldingskwaliteit. Hoe kleiner het bestand hoe sneller de PDF-documenten worden gegenereerd. Tip: Er zijn online hele goede compressietools te vinden, bijvoorbeeld TinyJPG, die je bestand kleiner maken zonder veel kwaliteitsverlies.

Klaar voor jouw volgende efficiënte vergadering? #

Is jouw workspace helemaal naar wens ingericht? Start nu met het gebruik van MinuteTrack! Lees in deze blog alles over vergaderen met MinuteTrack.

Hulp nodig? Ons supportteam staat voor je klaar.