Stap 1: Vergadering voorbereiden #

Stel vooraf een agenda samen en deel deze met betrokkenen. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak van elke vergadering.

1.1 Maak een nieuwe vergadering aan #

Aanmaken van een vergadering
Een agenda maken doe je door eerste en nieuwe vergadering klaar te zetten via het tabblad Vergaderingen. Hier kun je met de plusknop een nieuwe vergadering toevoegen. Vul alle verplichte gegevens in en eventueel de optionele velden.

Tip: Een referentienummer moet je eerst aanmaken op het tabblad Referenties alvorens je deze hier kunt selecteren.

Privé vergadering
Bij het aanmaken van een vergadering bestaat er een switch voor ‘Privévergadering’. Door deze switch op ‘Aan’ te zetten kunnen altijd alléén de voorzitter, notulist, deelnemers en geïnformeerde personen de notulen en taken zien. Je kunt er zelf voor kiezen om de notulen te delen met externe deelnemers.

1.2 Bepaal de rollen binnen een vergadering #

Bewerken en notuleren
Alleen de voorzitter en notulist hebben rechten om een vergadering te bewerken en om te notuleren. Alle ‘gewone’ deelnemers kunnen alleen meekijken en hun taken afhandelen.

Deelnemers
Dit zijn (interne) deelnemers van een vergadering die ook lid zijn van jou workspace. Dit zijn normaliter al je collega’s. Wanneer een collega nog geen lid is van jou workspace dan moet je deze eerst voor jouw workspace uitnodigen. Als (tijdelijk) snel alternatief kun je hem/haar toevoegen als externe deelnemer.

Externe deelnemers
Een externe deelnemer is een deelnemer die wel deelneemt aan de vergadering, maar geen lid is van jouw workspace. Vaak zal dit bijvoorbeeld een klant, leverancier of andere externe relatie zijn. Je kunt zelf kiezen of de externe deelnemers ook de notulen ontvangen. De notulen worden niet verstuurd zonder je goedkeuring en is een bewuste actie om dit aan te vinken.

Geïnformeerde gebruikers
Geïnformeerde gebruikers zijn teamleden die niet de vergadering hebben bijgewoond, maar wel geïnformeerd moeten worden met de notulen en besluiten. Zij zien de vergadering ook terug onder Mijn vergaderingen. Het verschil met ‘Zichtbaar voor’ is dat zij niet de notulen ontvangen, maar slechts de rechten hebben om de vergadering te mogen inzien.

Zichtbaar voor
Hier kun je een of meerdere teams selecteren die toegang mogen hebben tot deze notulen. Zij ontvangen geen notulen of actiepunten, maar kunnen deze dus wel inzien. Een voorbeeld van gebruik is dat je een management vergadering alleen toegankelijk wilt maken voor iedereen met een hogere functie. Standaard staat deze functie ingesteld op ‘Alle gebruikers’, een standaardteam waar altijd iedereen binnen je workspace in zit. Je richt de teams zelf in bij de workspace instellingen. Met de Privévergadering switch overrule je deze ‘Zichtbaar voor’ instelling.

1.3 Vul de agenda #

Wanneer de vergadering is aangemaakt heb je een knop ‘Start notuleren’. Hiermee kom je in de ‘bewerk’ of ‘notuleer’ modus. In MinuteTrack zet je een agenda klaar door in de notuleer modus agendapunten aan te maken en alvast eventuele notulenregels toe te voegen die je wilt bespreken. Per agendapunt of notulenregel kun je ook bijlagen toevoegen die je bij het betreffende punt wilt bespreken. Tijdens de vergadering heb je deze dan snel een eenvoudig bij de hand en hoef je niets meer uit te printen.

Stap 2: Vergaderen #

Notuleren
Wanneer de vergadering daadwerkelijk start dan, start de notulist de notuleermodus met de ‘Start notuleren’ knop en vult de agenda met de genomen besluiten, notulen en/of acties. Notulen worden automatisch continu opgeslagen. Er is dus geen opslaan knop.

Besluitenlijsten i.p.v. notulen
Wij adviseren om de notulen op te bouwen uit voornamelijk besluiten en acties in tegenstelling tot uitgebreide verslaglegging, tenzij deze zaken relevant zijn om later op terug te vallen. Uitgebreide notulen worden vaak niet teruggelezen, en kun je je dus beter richten op de besluiten en acties die je project verder brengen. Lees ook onze blog die wij hierover hebben geschreven.

Live/real-time meekijken
Doordat notulen automatisch worden opgeslagen, kunnen andere deelnemers live meekijken tijdens vergaderingen. Zo kun je als deelnemer direct sturen op volledige en juiste notulen.

Afronden
Ben je klaar met de vergadering? En zijn de notulen compleet? Dan kun je de vergadering afronden met de knop ‘Markeren als voltooid’. Je kiest dan met wie je de notulen wilt delen (intern en/of extern).

Na het afronden worden ook de taken aangemaakt en toegewezen aan de verantwoordelijke personen.

Als je de vergadering als voltooid hebt gemarkeerd, worden de notulen bevroren. Je kunt deze dan niet meer wijzigen. Dit is een bewuste keuze geweest bij de ontwikkeling van MinuteTrack, zodat je terug kunt vallen op je afgesproken besluiten en er niet ongewenst en zonder mede weten van andere deelnemers aan de besluiten kan worden gerommeld.

Stap 3: Vervolgvergadering #

Vaak vergader je vaker over hetzelfde onderwerp of heb je een terugkerende vergadering. In MinuteTrack kennen wij dit als Vervolgvergaderingen.

Maken van een vervolgvergadering
Na het afronden van een vergadering heb je de knop ‘+ Vervolgvergadering’. Hiermee maak je een nieuwe vergadering in de reeks. Alle gegevens worden automatisch overgenomen, dat scheelt weer invullen.

Overgenomen agenda en notulen
Na het aanmaken zie je dat ook de notulen uit voorgaande vergadering zijn overgenomen. Alle agendapunten en besluiten zijn overgenomen, met uitzondering van de reeds afgehandelde taken. Taken die dus als gereed waren gemarkeerd op het moment van overnemen worden niet meegenomen. Immers, deze taken zijn al gereed. Je ziet deze uiteraard nog steeds terug als je de voorgaande vergadering bekijkt.

Agenda klaarzetten/aanpassen
Je vult de agenda eenvoudig aan met punten die je weer wilt bespreken. Punten die niet meer relevant zijn kun je verwijderen.

Wijzigingen in besluiten/notulen (Tracking)
Wijzig je eerder genomen besluiten, dan zie je dit terug in de bekijk modus. Je ziet dan exact wat er is gewijzigd ten opzichte van de voorgaande vergadering. Zo houdt je overzicht in het verloop van een project.

Nummering
Bij het maken van een vergadering krijgt het een eigen uniek nummer. De allereerste vergadering krijgt nummer 1.1. Het nummer voor de punt is het nummer van de vergaderreeks. Het nummer na de punt geeft het nummer binnen de reeks aan.

Afronden
Wijzigingen in genomen besluiten/acties en nieuw genotuleerde besluiten/acties worden aangepast/toegevoegd aan de takenlijst na het afronden/voltooien van de vergadering met de knop ‘Markeer als voltooid’. Na het afronden (voltooien) worden de notulen bevroren/geblokkeerd en kunnen dan niet meer worden gewijzigd. Tijdens het afronden kun je meteen kiezen of je de notulen wilt delen met de interne en/of externe deelnemers. Je kunt dit later ook nog doen via de Delen knop.

Klaar voor jouw volgende efficiënte vergadering? Start nu met MinuteTrack! #

Door deze stappen te volgen zorg je voor een soepele onboarding bij MinuteTrack en optimaliseer je de manier waarop jouw team de vergaderingen en taken beheert. Wil jij jouw workspace nog beter inrichten? Lees in deze blog alles over het inrichten van de workspace.

Hulp nodig? Ons supportteam staat voor je klaar.